Закупка информационных стендов для предприятия, учреждения или другой организации требует более подробного подхода, чем приобретение отдельного изделия для личного использования. Корпоративному заказчику необходимо определить назначение стендов, согласовать информационное наполнение, подобрать материалы, рассчитать количество изделий и подготовить документы для закупки.

Особенно важно правильно организовать заказ, если информационные стенды приобретаются сразу для нескольких подразделений, производственных площадок, офисов или филиалов.

В этой статье рассмотрим, как организовать закупку информационных стендов для юридических лиц, какие характеристики необходимо согласовать, чем отличаются готовые модели от индивидуальных конструкций и на что обратить внимание при формировании бюджета.

Какие информационные стенды закупают организации

Информационные стенды используются для размещения постоянных и сменных материалов в помещениях предприятий, учреждений и административных объектов.

В зависимости от задач организации могут потребоваться разные виды конструкций.

Информационные стенды для сотрудников

Такие изделия устанавливают в офисах, производственных подразделениях, технических помещениях и административных зданиях.

Они могут содержать внутренние объявления, контактные сведения, графики работы, памятки и другую общедоступную информацию.

Для документов, которые периодически заменяются, используются прозрачные карманы.

Стенды по охране труда

Информационные стенды по охране труда предназначены для наглядного представления правил безопасной работы, инструкций, схем и иных тематических материалов.

В зависимости от назначения они могут содержать постоянное печатное оформление, прозрачные карманы для документов или комбинированную компоновку.

Для корпоративного оснащения можно выбрать готовые стенды по охране труда BSD GROUP.

При необходимости содержание макета согласовывается с ответственными специалистами организации.

Тематические информационные стенды

Такие конструкции используются для размещения информации по электробезопасности, пожарной безопасности, производственным процессам, правилам эксплуатации оборудования и другим направлениям.

Главное отличие тематического стенда — постоянное печатное содержание, организованное в виде схем, иллюстраций и информационных блоков.

Стенды со сменными документами

Если организации необходимо регулярно заменять объявления, инструкции, графики и другие документы, целесообразно предусмотреть конструкцию с прозрачными карманами.

Форматы и количество карманов определяются конкретным макетом. Для нестандартных задач можно согласовать индивидуальную компоновку.

Готовые информационные стенды или изготовление на заказ

При планировании закупки важно сразу определить, подходит ли организации существующий макет или требуется разработка индивидуального изделия.

Критерий Готовый стенд Индивидуальный стенд
Информационное наполнение Предусмотрено макетом Согласовывается по заданию
Размеры Из доступных исполнений Подбираются под объект
Количество карманов Фиксированная комплектация По согласованной схеме
Расположение документов Предусмотрено дизайном Разрабатывается индивидуально
Корпоративное оформление Зависит от готовой модели Можно учесть фирменный стиль
Подготовка заказа Выбор модели и исполнения Дополнительное согласование конструкции

Готовые стенды удобны для типовых задач, когда существующее оформление соответствует потребностям организации.

Индивидуальное изготовление целесообразно, если необходимо изменить размеры, содержание, расположение карманов или использовать корпоративный дизайн.

Для сложных заказов рекомендуется заранее подготовить техническое задание, в котором будут отражены основные характеристики будущей конструкции.

Подробнее о таких проектах — на странице изготовления информационных стендов на заказ.

Как определить необходимое количество стендов

При оснащении предприятия важно правильно рассчитать не только количество изделий, но и распределение разных моделей между помещениями.

Например, организации могут потребоваться:

  • информационные стенды для административных отделов;
  • стенды по охране труда для производственных подразделений;
  • тематические инструкции для отдельных рабочих зон;
  • панели для размещения объявлений;
  • информационные стенды для посетителей.

Для удобства закупки можно подготовить предварительную ведомость потребности.

Подразделение Вид стенда Количество
Административный отдел Информационный стенд с карманами 2
Производственный цех Стенд по охране труда 3
Склад Тематический стенд по безопасности работ 2
Служебное помещение Информационная панель 1
Итого 8

Пример условный и показывает принцип формирования ведомости.

Если для разных подразделений требуется один и тот же макет, его можно использовать в нескольких экземплярах.

Если назначение стендов различается, желательно заранее разделить заказ на отдельные позиции с собственными характеристиками.

Это упростит согласование макетов, проверку комплектации и последующую приёмку.

Какие характеристики необходимо определить при закупке

Для заказа информационных стендов BSD GROUP используется простая система основных характеристик: размер, материал основания и наличие алюминиевой рамки.

Остальные особенности готового изделия, включая количество и расположение карманов, предусмотрены его макетом.

Размер информационного стенда

Для готовых исполнений предусмотрены следующие варианты размеров:

Размер, см Площадь основания
80×75 0,60 м²
100×80 0,80 м²
120×100 1,20 м²
150×100 1,50 м²
140×120 1,68 м²

Конкретная модель может выпускаться не во всех перечисленных размерах.

Перед закупкой необходимо определить доступную площадь стены и проверить, подходит ли выбранный макет для помещения.

При индивидуальном заказе габариты могут согласовываться отдельно.

Материал основания

Для изготовления информационных стендов BSD GROUP предусмотрены:

ПВХ 3 мм — практичное основание для многих настенных стендов внутри помещений.

ПВХ 5 мм — вариант с большей жёсткостью по сравнению с аналогичным пластиком толщиной 3 мм.

АКП 3 мм — алюминиевая композитная панель для конструкций, которым требуется достаточно жёсткое основание.

Выбор определяется размерами изделия, конструкцией и условиями эксплуатации.

Алюминиевая рамка

Информационный стенд может иметь алюминиевую рамку или изготавливаться без неё.

Рамка используется для оформления периметра конструкции и может дополнительно защищать края основания.

Её необходимость зависит от дизайна, технических требований и согласованного исполнения.

Комплектация прозрачными карманами

Для готового товара количество, формат и расположение карманов определяются утверждённым макетом.

Например, если модель предусматривает четыре кармана А4, именно такая комплектация указывается в карточке изделия.

Если заказчику требуется шесть карманов вместо четырёх либо особая схема размещения документов, такая конструкция рассматривается как индивидуальное исполнение.

Это позволяет не создавать избыточное количество товарных вариаций и согласовывать нестандартные решения непосредственно с корпоративным заказчиком.

Как рассчитать бюджет закупки информационных стендов

Бюджет формируется на основании количества изделий, их размеров, материалов и комплектации.

Для предварительного расчёта важно определить стоимость каждой позиции заказа и предполагаемое количество экземпляров.

Например, если предприятие закупает три вида стендов, бюджет рассчитывается отдельно для каждого вида, после чего суммы объединяются в общую ведомость.

На стоимость влияют:

  • площадь и материал основания;
  • наличие алюминиевой рамки;
  • количество и форматы карманов;
  • выбранная комплектация;
  • особенности индивидуального исполнения;
  • количество изделий в заказе.

Для предварительной оценки можно использовать онлайн-калькулятор информационных стендов BSD GROUP.

Калькулятор позволяет выбрать материал и размеры, добавить карманы А5, А4 и А3, определить наличие рамки и рассчитать ориентировочную стоимость.

Если закупаются несколько разных моделей, каждую конфигурацию желательно рассчитывать отдельно.

Окончательная стоимость подтверждается после проверки заказа. Условия производства партии и возможные особенности ценообразования согласовываются индивидуально.

Как подготовить техническое задание на закупку

Техническое задание позволяет зафиксировать требования к изделиям и избежать разночтений при согласовании заказа.

Для закупки информационных стендов желательно указать следующие сведения.

Назначение изделия. Например, стенд по охране труда, информационный стенд для сотрудников или панель со сменными документами.

Габариты. Ширина и высота в сантиметрах или миллиметрах.

Материал основания. ПВХ 3 мм, ПВХ 5 мм либо АКП 3 мм.

Алюминиевая рамка. Наличие или отсутствие.

Информационное наполнение. Готовый тематический макет либо материалы заказчика.

Карманы. Для индивидуального исполнения — форматы, количество и расположение.

Количество экземпляров. Отдельно по каждой модели.

Условия эксплуатации. Место размещения, особенности помещения, требования к монтажу.

Дополнительные материалы. Корпоративные логотипы, изображения, схемы, ссылки для QR-кодов.

Если заказ предусматривает несколько видов стендов, техническое задание удобно оформлять в виде таблицы.

Необязательно самостоятельно разрабатывать полноценный производственный макет. Можно подготовить перечень требований и исходные материалы для последующего согласования.

Закупка стендов для нескольких подразделений и филиалов

При заказе информационных стендов для сети подразделений желательно обеспечить единообразие конструкций.

Это помогает поддерживать общий корпоративный стиль и упрощает последующее обслуживание изделий.

Например, для нескольких офисов можно использовать один утверждённый дизайн информационного стенда с одинаковыми размерами и расположением карманов.

Если информационное содержание отличается, необходимо заранее определить, какие элементы остаются едиными, а какие меняются для конкретного подразделения.

Для подобных проектов полезно разработать общий шаблон и перечень модификаций.

При этом каждый уникальный макет должен иметь собственный идентификатор, чтобы при производстве и поставке не возникало путаницы.

При большом количестве адресов размещения важно отдельно согласовать группировку изделий и условия их получения.

Особенности закупки стендов по охране труда

Для стендов по охране труда особое значение имеет актуальность размещаемых материалов.

Информационное содержание может зависеть от вида деятельности предприятия, оборудования, организации рабочих процессов и применимых нормативных требований.

Поэтому при выборе готового макета необходимо проверить, соответствует ли он задачам конкретного подразделения.

При разработке индивидуального стенда следует согласовать содержание с ответственными специалистами по охране труда.

Наличие тематического стенда само по себе не заменяет обязательные инструкции, обучение работников и предусмотренные законодательством мероприятия.

Дополнительные справочные материалы доступны в базе знаний BSD GROUP по охране труда.

Для изучения документов и официальных источников можно использовать нормативную базу BSD GROUP.

Можно ли предусмотреть QR-коды на корпоративных стендах

При индивидуальном проектировании можно предусмотреть QR-коды со ссылками на дополнительные информационные материалы.

Например, QR-код может открывать электронную инструкцию, справочную статью или страницу с перечнем документов.

Такое решение позволяет дополнить печатный стенд цифровыми материалами, не увеличивая объём мелкого текста.

При использовании постоянного адреса страницы её содержание можно обновлять без изменения изображения QR-кода на стенде.

Перед изготовлением необходимо согласовать назначение ссылок и проверить доступность электронных ресурсов.

Информационный QR-код не является автоматически работающей системой навигации по объекту. Для навигационных задач требуется отдельная техническая система.

Закупка информационных стендов по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Государственные и муниципальные заказчики, а также отдельные виды организаций могут проводить закупки в рамках специальных правовых процедур.

В зависимости от статуса заказчика, источника финансирования и характера закупки могут применяться положения Федерального закона № 44-ФЗ или Федерального закона № 223-ФЗ.

При подготовке закупочной документации необходимо учитывать действующие требования соответствующего законодательства и внутренних положений заказчика.

Техническое описание информационных стендов может включать функциональное назначение, материалы, габариты, особенности оформления и требования к результату поставки.

Если закупка проводится в рамках регулируемой процедуры, заказчик самостоятельно определяет обязательные требования к описанию объекта закупки, документам участника и условиям договора.

Готовый макет или описание изделия BSD GROUP не заменяет закупочную документацию, составленную в соответствии с применимым законодательством.

Не следует автоматически считать, что каждая информационная конструкция должна приобретаться по одной и той же процедуре.

Какие документы и условия согласовывать с изготовителем

Для корпоративной закупки обычно важно заранее определить не только технические характеристики, но и коммерческие условия.

В зависимости от заказа могут потребоваться:

  • коммерческое предложение;
  • спецификация изделий;
  • согласованный макет;
  • счёт или договор;
  • документы, оформляемые по результатам поставки;
  • дополнительные документы, предусмотренные условиями закупки.

Конкретный состав документации и возможность электронного документооборота необходимо уточнять при согласовании заказа.

Также рекомендуется заранее обсудить порядок утверждения макетов, сроки производства, условия получения изделий и требования к упаковке.

Если предполагается поэтапное оснащение нескольких объектов, этот порядок лучше отразить в договорённостях до начала изготовления.

На что обратить внимание при приёмке стендов

После изготовления заказчику важно проверить соответствие поставленных изделий согласованной спецификации.

В первую очередь оцениваются следующие параметры.

Что проверять На что обратить внимание
Количество Соответствие согласованной ведомости
Размеры Соответствие заказанным габаритам
Материал Совпадение с указанным в спецификации
Рамка Наличие и согласованное исполнение
Изображение Соответствие утверждённому макету
Карманы Количество, форматы и расположение
Поверхность Отсутствие видимых повреждений
QR-коды Считывание и корректность ссылок при наличии

При выявлении несоответствий необходимо руководствоваться согласованными условиями поставки и приёмки.

Для сложных заказов целесообразно сохранять утверждённые версии макетов и спецификаций, чтобы при необходимости можно было сравнить готовое изделие с согласованным результатом.

Распространённые ошибки при корпоративной закупке

Заказ стендов без проверки содержания

Готовый тематический макет может быть качественно оформлен, но не полностью соответствовать особенностям конкретного предприятия.

Перед закупкой необходимо проверить информационное наполнение.

Отсутствие единой спецификации

Если характеристики передаются в разрозненных сообщениях, возникает риск путаницы между размерами, материалами и количеством изделий.

Лучше использовать одну согласованную таблицу.

Выбор размера без учёта места установки

Даже подходящий по содержанию стенд может оказаться неудобным для конкретной стены или помещения.

Перед заказом желательно проверить свободное пространство.

Неучтённые индивидуальные изменения

Изменение расположения карманов, текста или оформления может потребовать подготовки нового макета.

Такие изменения лучше согласовывать до начала изготовления.

Недостаточная проверка окончательного макета

Ошибки в названиях, документах и контактных данных желательно выявлять до производства.

Для партии одинаковых изделий особенно важно утверждение одной окончательной версии дизайна.

Где заказать информационные стенды для организации

В каталоге информационных стендов BSD GROUP можно ознакомиться с готовыми тематическими макетами и вариантами исполнения.

При выборе подходящего изделия учитываются размер, материал основания, наличие рамки и предусмотренная комплектация.

Если организации необходима нестандартная конструкция, можно подготовить индивидуальное техническое задание и согласовать изготовление с учётом конкретных требований.

Для предварительной оценки стоимости доступен калькулятор информационных стендов.

При корпоративной закупке нескольких изделий рекомендуется заранее подготовить ведомость потребности и определить ответственного за согласование информационного содержания и макетов.

Грамотно организованная закупка информационных стендов позволяет обеспечить подразделения подходящими конструкциями, избежать ошибок в характеристиках и упростить согласование изготовления, документов и поставки.

← Вернуться в раздел: Информационные стенды — база знаний

Часто задаваемые вопросы

Как организовать закупку информационных стендов для предприятия?
Для закупки необходимо определить виды стендов, количество изделий для каждого подразделения, размеры, материалы и комплектацию. Затем подготовить ведомость потребности, согласовать макеты, рассчитать предварительный бюджет и запросить коммерческое предложение.
Можно ли заказать партию одинаковых информационных стендов?
Да. При закупке для нескольких кабинетов, подразделений или филиалов можно использовать один утверждённый макет в необходимом количестве экземпляров. Размеры, материал, комплектация и коммерческие условия согласовываются при оформлении заказа.
Что лучше для организации: готовые стенды или индивидуальное изготовление?
Готовые стенды подходят, когда предусмотренные макетом размеры, содержание и комплектация соответствуют задачам организации. Индивидуальное изготовление целесообразно при необходимости изменить габариты, оформление, расположение карманов или информационное наполнение.
Какие характеристики нужно указать при закупке информационных стендов?
Желательно указать назначение стенда, размеры, материал основания, наличие алюминиевой рамки, комплектацию, содержание макета и количество изделий. Для индивидуальных конструкций дополнительно согласовываются карманы, оформление и условия эксплуатации.
Как рассчитать стоимость партии информационных стендов?
Стоимость предварительно рассчитывают отдельно для каждой модели с учётом размеров, материала, рамки и карманов. Онлайн-калькулятор BSD GROUP позволяет оценить цену конфигурации и нескольких одинаковых изделий. Окончательная стоимость партии подтверждается после согласования заказа.
Можно ли закупать информационные стенды по 44-ФЗ или 223-ФЗ?
Закупка информационных стендов может проводиться в рамках применимого закупочного законодательства. Конкретная процедура зависит от статуса заказчика, условий закупки и действующих требований. Подготовка закупочной документации и выбор процедуры относятся к компетенции заказчика.
Какие документы следует согласовать при корпоративной закупке стендов?
В зависимости от условий заказа могут согласовываться коммерческое предложение, спецификация, макеты, договор, счёт и документы по результатам поставки. Конкретный состав документации необходимо определить при оформлении заказа.
Что проверять при приёмке партии информационных стендов?
При приёмке проверяют количество изделий, размеры, материал основания, наличие рамки, соответствие печатного изображения утверждённому макету, комплектацию карманами и отсутствие повреждений. Если предусмотрены QR-коды, дополнительно проверяют их считывание и корректность ссылок.